Comment choisir le tampon entreprise idéal ?
Avez-vous besoin d’un tampon encreur pour votre entreprise ? Dans une structure, les tampons encreurs sont employés pour apposer des informations importantes sur les documents administratifs. Cela dit, il en existe de plusieurs formes et de plusieurs motifs, ce qui peut vous mettre dans l’embarras de choix. Pour y remédier, voici quelques conseils pratiques pour choisir le tampon idéal pour votre entreprise.
Plan de l'article
Tenir compte de la fréquence d’utilisation
Il est primordial de connaître la fréquence à laquelle vous voulez utiliser votre tampon avant de l’acheter. Ainsi, vous devez en tenir compte pour choisir entre les tampons en bois et les tampons automatiques. Évidemment, ces outils remplissent les mêmes fonctions, mais ils encrent le timbre de manières différentes.
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Le tampon en bois
En général, le tampon en bois est conseillé pour une utilisation rare. Cela dit, ce dernier est économique, résistant et esthétique. Ce tampon possède assez de qualité, mais vous devez employer un tampon encreur séparé. De plus, pour vous assurer que ce modèle traditionnel dure longtemps, vous devez le nettoyer après chaque utilisation.
Les tampons automatiques
Les modèles de tampons métalliques ou automatiques sont connus pour leurs résistances à long terme. Ainsi, vous pouvez les utiliser régulièrement et de façon intempestive pour vos tâches administratives.
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Ces derniers sont équipés d’un encrier capable de mettre de l’encre automatiquement, ce qui vous fait gagner du temps. Ceux-ci sont souvent faits en plastique ou en métal et sont visuellement présentables.
Prendre en compte la fonction de votre tampon encreur
Que votre tampon soit automatique ou en bois, celui-ci doit respecter vos exigences administratives. À cet effet, il existe deux modèles, les tampons types et les tampons personnalisés.
Les tampons administratifs
Les tampons administratifs servent à mettre les inscriptions telles que « validé », « payé » ou encore « confidentiel ». Ceux-ci sont spécialement utilisés au niveau des services de secrétariat ou de comptabilité. Il s’agit d’un type de tampon permettant d’éviter de faire recours aux mentions manuscrites pour les informations courantes.
Les tampons dateurs
Les tampons dateurs sont réglables quotidiennement avec des molettes. Cela permet d’inscrire le jour, le mois et l’année sur vos documents administratifs. Ceux-ci sont généralement utilisés pour suivre les dossiers.
Les tampons numéroteurs
Les tampons numéroteurs intègrent quatre à dix chiffres. Ces derniers sont particulièrement employés dans l’archivage de fichiers reliés à un même dossier. Il existe des tampons numéroteurs de modèles « folioteurs », mais qui sont dotés d’une rotation automatique pour les chiffres.
Le tampon personnalisé
Les tampons cités jusqu’ici sont des tampons standards. Ces derniers ne satisfont pas toujours les besoins de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle, vous devez opter pour des tampons personnalisés. Cela permet de distinguer votre société sur vos documents administratifs. Ainsi, il est conseillé, pour les PME, d’inscrire les éléments comme :
- la raison sociale,
- l’adresse et les contacts ;
- le Siret, le Siren ou le RCS ;
- le numéro de TVA intracommunautaire.
Par ailleurs, vous pouvez choisir un modèle spécialement conçu pour contenir de manière esthétique le nombre de lignes de texte dont vous avez besoin.
Acheter en fonction de la taille
La taille idéale pour un tampon varie en fonction de sa structure externe et de l’ampleur de son empreinte. Celle-ci dépend du nombre de lignes ou de la quantité d’informations que vous voulez inscrire sur le texte. La taille du tampon doit être également choisie en fonction de l’usage que vous souhaitez en faire.
Par exemple, si vous êtes appelé à vous déplacer avec votre tampon dans le cadre professionnel, privilégiez une petite taille et un poids faible. Cela dit, n’hésitez pas à acheter une grande taille si vous voulez le garder sur votre bureau.
Choisir en tenant compte de la forme
La forme de votre tampon d’entreprise doit être choisie en fonction de l’usage auquel il est destiné. Il peut s’agir d’un motif ovale, rond, circulaire, rectangulaire ou carré.
La forme rectangulaire est conseillée pour les documents officiels tandis que la forme carrée permet d’apporter de l’originalité. Cette dernière est aussi employée pour tamponner les logos de façon précise.
Par ailleurs, les motifs ronds permettent de valoriser votre logo et de l’entourer des informations essentielles. En ce qui concerne les formes ovales, elles permettent d’attirer l’attention de l’interlocuteur.
